Người Việt đang sinh sống tại Hoa Kỳ thường có nhu cầu sử dụng các loại giấy tờ của mình tại Việt Nam — chẳng hạn để ủy quyền cho người thân giải quyết công việc, mua bán hay sang nhượng tài sản, đăng ký kết hôn với công dân Việt Nam, hoặc làm khai sinh cho con. Tuy nhiên, một giấy tờ được lập tại Hoa Kỳ không tự động có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Để được công nhận và sử dụng hợp pháp, giấy tờ phải trải qua quy trình hợp thức hóa lãnh sự (consular legalization).
Quy trình hợp thức hóa giấy tờ Hoa Kỳ để dùng tại Việt Nam
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên Hoa Kỳ cấp/công chứng phải được xác nhận qua nhiều bước trước khi mang về Việt Nam sử dụng. Quy trình chung gồm ba bước:
- Công chứng tại địa phương — Giấy tờ trước tiên phải được công chứng bởi một công chứng viên (Notary Public) tại tiểu bang nơi quý vị cư trú.
- Xác thực bởi cơ quan tiểu bang — Sau khi công chứng, giấy tờ được chứng thực bởi Văn phòng Thống đốc tiểu bang (thường là Secretary of State của tiểu bang đó), nhằm xác nhận con dấu và chữ ký của công chứng viên là hợp lệ (Authentication Certificate).
- Hợp thức hóa lãnh sự — Cuối cùng, giấy tờ được gửi đến Tổng Lãnh sự quán Việt Nam (theo khu vực phụ trách) để đóng dấu hợp thức hóa lãnh sự và dịch thuật theo quy định.
Sau khi hoàn tất ba bước trên, giấy tờ mới đủ điều kiện để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Các loại giấy tờ và thủ tục phổ biến tại Lãnh sự quán Việt Nam
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam thực hiện nhiều dịch vụ lãnh sự liên quan, bao gồm: Công chứng / Chứng thực chữ ký trên các văn bản như Giấy Ủy quyền, văn bản từ chối di sản, văn bản về tài sản (sang nhượng, mua bán); Hồ sơ Công hàm Độc thân để đăng ký kết hôn với công dân Việt Nam; Hợp pháp hóa giấy tờ của Hoa Kỳ để sử dụng tại Việt Nam; Thủ tục đăng ký khai sinh và cấp hộ chiếu Việt Nam cho công dân Việt Nam sinh tại Hoa Kỳ; và Thủ tục cấp giấy xác nhận nguồn gốc Việt Nam.
Quý vị có thể tham khảo chi tiết từng thủ tục, mẫu đơn và lệ phí tại trang Thủ Tục Lãnh Sự của Tổng Lãnh sự quán: https://vietnamconsulate-sf.org/vi/category/thu-tuc-lanh-su/
CHIỀU NGƯỢC LẠI: Giấy tờ liên quan đến công dân Hoa Kỳ tại Việt Nam – VAI TRÒ CỦA TOÀ TỔNG LÃNH SỰ HOA KỲ TẠI SÀI GÒN
Ở chiều ngược lại, công dân Hoa Kỳ đang sinh sống tại Việt Nam cũng có thể cần các dịch vụ lãnh sự của Hoa Kỳ. Các dịch vụ này được thực hiện bởi bộ phận American Citizen Services (ACS) — Dịch vụ Công dân Hoa Kỳ — tại Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ ở Thành phố Hồ Chí Minh (phụ trách khu vực phía Nam từ Huế trở vào) và Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội (phụ trách khu vực phía Bắc).
Theo trang chính thức của Phái đoàn Hoa Kỳ tại Việt Nam, bộ phận ACS hỗ trợ công dân Hoa Kỳ sống ở nước ngoài bằng cách tiếp nhận đơn xin hộ chiếu, cấp hộ chiếu khẩn cấp, báo cáo khai sinh và khai tử ở nước ngoài, dịch vụ công chứng, và hỗ trợ khẩn cấp cho công dân Hoa Kỳ gặp khó khăn. Cụ thể, các dịch vụ thường gặp gồm: U.S. Embassy in Vietnam
- Báo cáo Khai sinh ở nước ngoài (Consular Report of Birth Abroad – CRBA) cho con của công dân Hoa Kỳ sinh tại Việt Nam, cùng với việc làm hộ chiếu Hoa Kỳ. Lưu ý quan trọng: đơn xin CRBA cho con không thể nộp tại các buổi tiếp dân lưu động (Consular Outreach Visits) — quý vị phải làm trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán ở TP.HCM hoặc Đại sứ quán ở Hà Nội. U.S. Embassy in Vietnam
- Dịch vụ công chứng (notarial services) đối với các loại giấy tờ.
- Đơn xin hộ chiếu Hoa Kỳ và các dịch vụ hỗ trợ công dân khác.
Một vài lưu ý thực tế khi sử dụng dịch vụ ACS tại TP.HCM:
- Cần đặt lịch hẹn trước cho các dịch vụ công chứng và hộ chiếu thông thường. Người đến nhận hộ chiếu, séc/thư từ phúc lợi liên bang, hoặc nộp thông tin liên quan đến CRBA thì không cần đặt lịch hẹn. Đặt lịch hẹn ACS là miễn phí. U.S. Embassy in Vietnam
- Đối với dịch vụ công chứng, viên chức lãnh sự cần quý vị hiểu rõ mục đích của giấy tờ. Nếu quý vị không thể trả lời các câu hỏi cơ bản về mục đích hoặc cách thực hiện văn bản, hoặc không đọc được ngôn ngữ của văn bản, quý vị có thể bị yêu cầu dời lịch hẹn. U.S. Embassy in Vietnam
- Địa chỉ bộ phận ACS tại TP.HCM: 4 Lê Duẩn, Quận 1 (phường Sài Gòn), Thành phố Hồ Chí Minh.
Quý vị có thể xem thông tin chi tiết và đặt lịch hẹn trên trang chính thức: https://vn.usembassy.gov/services/
Lời kết
Dù là chiều từ Mỹ về Việt Nam hay từ Việt Nam đi Mỹ, việc nắm vững trình tự: Công chứng địa phương ➔ Xác thực cấp Bộ Ngoại giao/Tiểu bang ➔ Hợp thức hóa Lãnh sự của nước sở tại là chiếc chìa khóa giúp mọi giao dịch dân sự, tài sản và hộ tịch của bạn được vận hành thông suốt, đúng pháp luật và tiết kiệm tối đa thời gian.
The Notes 
Leave a comment